Kom igång med avstämning mot Sveawebpay

Bakgrund

Det finns funktionalitet i Sharespine Client för att arbeta med avstämningar för betalningar som går via Sveawebpay. Syftet med funktionen är att spara in tid på att manuellt stämma av underlag från Sveawebpay mot reskontran i Visma Administration. Genom att läs ut underlag från Sveawebpay och leta upp motsvarande underlag i Visma Administration kan Sharespine Client automatisera den processen som i regel är väldigt tidsödande att bedriva manuellt. 

Beskrivning av termer och standardfunktionalitet 

Nedan listar vi en del viktiga order och begrepp som är bra att ha med sig när man läser denna guide. 

• Konto - Unik användarinloggning mot Sveawebpay 
• Stämma av - Registrera en inbetalning för att sätta en faktura som betald 
• Order - Det underlag som i regel kommer från webbutiken som utgör säljunderlaget 
• Faktura - Kundfakturan (som i regel är skapad utifrån ordern) och som vi är intresserade att stämma av
• Betaldatum - Det datum som betalningen är aktiverad och det datum som Sharespine Client baserar datumet på som registreras på inbetalningen i Visma Administration. 
• Saldo - Det belopp som är kvar som kvarvarande fordran på fakturan. I regel är detta belopp det belopp som också betalningen avser. 

Kontoinställningar

Det finns möjlighet att lägga in tre olika konton under programinställningarna. Stöd finns för tjänsterna Faktura, Delbetalning, Kort, och Direktbankbetalning. 

För varje inställningsgrupp så finns möjlighet att aktivera tjänsten. Du kan med andra ord köra en eller flera av dessa, valet är fritt. För varje sektion finns ett antal parametrar som är obligatoriska att fylla i om sektionen är aktiverad. 

Dessa parametrar är;

• Aktiverad - Flagga om du vill använda avstämning för betaltypen
• Klient-id - Unikt klient-id för kontot som ni fått av Svea Ekonomi
• Användarnamn - Unikt användarnamn för kontot som ni fått av Svea Ekonomi
• Lösenord - Unikt lösenord för kontot som ni fått av Svea Ekonomi
• Hemligt ord - Unik hemlighet för kontot som ni fått av Svea Ekonomi

Kontoinställningarna - samtliga uppgifter tillhandahålls av Svea Ekonomi

Avstämningsinställningar

Matrisen för konteringar används för att instruera Sharespine Client för hur den ska registrera underlag beroende på vad den stöter på för betalinformation från Sveawebpay. T.ex. hur den ska hantera olika valutor, olika betalsätt osv. Allt kokar ner till att Sharespine Client är i behov av att veta vilket betalsätt (läs konto) och bortskrivning (läs konto) den ska använda utifrån betalningarna den stöter på. 

Konteringsinställningar;

• Betalsätt - Vilket betalsätt som regeln avser; t.ex. Faktura, Kort, Plånbok, ...
• Betaltyp - Vilken leverantör regeln avser; t.ex. Klarna, Sveawebpay, ... 
• Valuta - Vilken valuta regeln avser; t.ex. SEK, NOK, EUR, ...
• Intäkt - Vilket betalsätt (läs bokföringskonto) som intäktsdelen av betalningen avser. Här väljer du bland de betalsätt som finns upplagda i Visma Administration. Läs mer...
• Avgift - Vilket betalsätt (läs bokföringskonto) som avgiftsdelen av betalningen avser. Här väljer du bland de betalsätt som finns upplagda i Visma Administration. Läs mer... 
• Moms avgift - Vilken bortskrivning (läs bokföringskonto) som momsdelen av avgiften för betalningen avser. Här väljer du bland de bortskrivningar som finns upplagda i Visma Administration. Läs mer...
• Öresavrundning - Vilken bortskrivning (läs bokföringskonto) som öresavrundningen av betalningen avser. Här väljer du bland de bortskrivningar som finns upplagda i Visma Administration. Läs mer...
• Dagar - Antal bankdagar som ska läggas på det datumet som registreras som inbetalt datum, utifrån utbetalningsdatumet

Fakturamatchning;

För att Sharespine Client ska ha möjlighet att matcha rätt underlag mellan systemen behöver den instruktion kring hur den ska utföra matchningen och på vad. Det finns här möjlighet att finjustera dels vad som ska matchas på och i vilket fält matchningen ska utföras på. 

• Ordernummer - Matchning på ordernummer är det som rekommenderas i det fallen det är möjligt. Ordernummer är det unika nummer som ordern får i webbutiken och samma nummer som webbutiken kommunicerar vidare till Sveawebpay när betalningen skapas. Det är också detta nummer som Sharespine Client får från Sveawebpay på betalunderlaget. Det finns här möjlighet att också välja i vilket fält i Visma Administration som ordernummer ligger i (på fakturan). De valen som finns är; Ert ordernummer (rekommenderas), Kopplat ordernummer, Text 1, Text 2 eller Text 3.
• Transaktionsnummer - Ett alternativ till ovan ordernummer är att matcha på transaktionsnummer. Transaktionsnummer är det unika nummer som identifierar denna specifika betalningen i Sveawebpays system. Webbutiken får tillbaka detta nummer när betalningen skapas och en förutsättning är att detta nummer är transporterat vidare till fakturan i Visma Administration. De valen som finns är; Text 1, Text 2, Text 3, Kontraktsnr, Referenskod.

Avvikelsehantering;

Som standard så kommer Sharespine Client enbart att registrera inbetalningar i Visma Administration om beloppet, som ligger på betalningen, stämmer exakt överens med beloppet på den matchade fakturan. Det finns möjlighet, för dig som användare, att överskrida detta genom att aktivera avvikelsehantering.  

• Tillåt understigande belopp - Om du vill tillåta att inbetalning registreras även om beloppet understiger fakturans saldo. Kan t.ex. utnyttjas för att hantera delbetalningar. 
• Tillåt överstigande belopp - Om du vill tillåta att inbetalning registreras även om beloppet överstiger fakturans saldo.

Datumhantering;

• Använd fakturans fakturadatum - Som standard så kommer betalningens datum användas som utgångsdatum för att ta fram datumet som används på inbetalningen. Genom att aktivera denna inställning så kommer Sharespine Client använda den matchade fakturans fakturadatum som utgångsdatum i stället, men enbart i det fallet om fakturans fakturadatum ligger senare i tiden än dess redovisade betalning.  

 Avstämningsinställningar i Sharespine Client

Kör avstämning

För att köra igång en nu runda med avstämningar så väljer du Kundinbetalningar i vänstermenyn under Sveawebpay. Vyn växlar då till avstämningsläge för Sveawebpay. För att starta en ny körning klickar du på den stora knappen längst ner med titeln Överför kundinbetalningar.

Grundvyn för avstämning mot Sveawebpay

När en transaktion startar ber Sharespine Client dig att ange en period. Denna period är viktig för den styr vilket underlag som Sharespine Client ska be om från Sveawebpay. Dvs de betalningar som är klara inom det valda intervallet kommer att levereras över till Sharespine Client och vidare mot Visma Administration. 

Periodväljare i Sharespine Client

TODO - Visa resultat från körning