ExtendaGO bokföringsintegration

Steg 1 - Skaffa ett Sharespine konto

Sharespine är plattformen som kommer ta emot data från ExtendaGO för att i nästa steg skapa upp dina verifikat i bokföringsprogrammet. Första steget är att få ett konto på Sharespine. När du får detta får du också ett välkomstmail för att kunna logga in på Sharespine.

Steg 2 - Konfigurera ditt Sharespine konto

Följ instruktionerna i mailet så att du kommer in på Sharespine. Där kan du följa dessa steg:

Koppla ihop Sharespine med ditt ekonomiprogram. I vårt exempel är det Fortnox(men samma proncip gäller för andra ekonomisystem).

Sedan ser du uppgifteerna för anslutning via SFTP. Du behöver inte spara dessa uppgifter i detta steg då du kan kopiera dem efter att du konfigurerat klart assistenten. Här får du även möjlighet att importera dimensioner. 

Välj sedan vilken verifikationsserie du vill använda, vilken mailadress du vill ha för e-postfrekvens samt startdatum. Klicka sedan på slutför.

Spara sedan. Här i denna vy kan du kopiera alla uppgifter här under översikten som du behöver i nästa steg, så behåll denna flik öppen i webbläsaren och öppna en ny flik med ExtendaGo.

Steg 3 - Konfigurera Extenda GO

Nu har du fått grunden som gör det möjligt att skicka data från ExtendaGO till Sharespine.

a)

Logga in i ExtendaGO och välj “Inställningar” - “Integrationer”

b)

Välj Redovisning SFTP (SIE4)

Steg 4 - Bokföringsinställningar

SFTP uppgifter - hur datan skickas till Sharespine

Längst upp ska du mata in de SFTP uppgifter du fått från Sharespine (detta är dit informationen ska skickas, den är unik för dig):

Välj “SFTP” och mata in de uppgifter du fått från Sharespine.

Bokföringskonton - för betalningarVälj vilka bokföringskonton du vill använda för olika betalsätt:

Exempelvis konto 1910 för kontanta betalningar. Använder du inte presentkort, appbetalningar, etc så kan du sätta vilket konto som helst då denna funktion inte används. 

Vid försäljning så används detta konto som motkonto till själva betalningen. Vanligtvis:

1 konto (DEBET) för betalsättet, exempelvis 1910 vid kontantbetalning ovan.

1 konto (KREDIT) för försäljningen, exempelvis 3001 vid försäljning med 25% moms.

1 konto (KREDIT) för momsen, exempelvis konto 2610 för 25% moms.

(Försäljningskonton och momskonton konfigurerar vi i nästa steg)

Rådfråga din redovisningskonsult vad som är lämpligt för dig.

Samma sak gör du på kortbetalningar, observera att du nu bör använda ett avstämningskonto (eller fordranskonto) då du till skillnad från en kontantbetalning inte får pengarna insatta på banken direkt. Ofta använder man 1580 (Fordringar för kontokort och kuponger) eller skapar ett eget 151x konto för fordran. Man kan ställa in konto per kort och det kan vara vettigt om du har olika kortinlösare (leverantörer) för olika kort. I regel är det dock en och samma leverantör som tar hand om alla ens kortbetalningar. I vårt exempel använder vi konto 1580 för samtliga korttyper då vi har samma leverantör på alla korttransaktioner:

Vad som nu händer är att försäljning med kort kommer att använda 1580 kontot vid försäljning. Samma princip som vid kontantbetalningar:

1 konto (DEBET) för betalsättet, som var kort och 1580.

1 konto (KREDIT) för försäljningen, exempelvis 3001 vid försäljning med 25% moms.

1 konto (KREDIT) för momsen, exempelvis konto 2610 för 25% moms.

Notera! Har du andra betalningsmedel som exempelvis SWISH så kan du på samma sida välja dessa.  Det är dock viktigt att du har konfigurerat upp betalsätten inne på
INSTÄLLNINGAR - KONFIGURATION - EGNA BETALNINGSMEDEL

Bokföringskonton - för MOMS

I den ena kolumnen väljer du momskonto, den andra kolumnen väljer du försäljningskonto. Se exempel:
Obs. fälten för 0% moms behöver fyllas i även om de inte kommer vara aktuella. 

Notera!

Saknar du momssatser eller vill kunna använda flera konton för olika produktkategorier (fast de har samma momssats) så går det att skapa flera momssatser med samma moms-procent.

Detta gör du inne på “Inställningar” - “Konfiguration” - “Momssatser”

Bokföringskonton - Avvikelser & Egna betalningsmedel

Efter att du valt konton för försäljning och moms så finns det två stycken som heter “Egna Betalningsmedel” och “Avvikelser”.

På egna betalningsmedel kan du välja att använda konton för betalsätt som inte täcks av standardbetalsätten (detta kan exempelvis vara SWISH).

På “Avvikelser” kan du ställa in ett OBS-konto dit du vill att sånt som inte täcks av ovanstående inställningar ska hamna.

Bokföringskonton - Butiker

Kärt barn har många namn. Ekonomisystemen brukar kalla detta för Kostnadsställen eller Redovisningsenhet. Ibland kan det även kallas för affärsområde eller enhet. Här kan du särskilja varje butik genom en slags taggning. I Fortnox är detta känt som kostnadsställe.

I ExtendaGO ser vi på butiker som kostnadsställe. I vårt exempel har vi därför använt det kostnadställes-ID som finns i Fortnox för varje kostnadsställe. Vi därför har också skapat upp “Butiker” i ExtendaGO och döpt dem till något som är mer igenkänningsbart än ett ID: 

Vill du hitta “Butiker” i ExtendaGO så finns det i toppmenyn:

Andra inställningar

“Email varslande” = obligatoriskt fält där du fyller i emailadress dit felrapporter ska skickas.

“Kostnadsställe” = obligatoriskt fält som inte används till något, behöver fyllas i för att spara.
“Rapportnummer” = Obligatoriskt fält som behöver fyllas i men denna genereras automatiskt när integrationen är igång.

“Verifieringsnyckel” = Betyder Verifikationsserie och då denna redan är ifylld i Sharespine, behöver det inte ställas in här också. 

Hur kommer bokföringsverifikatet att se ut?

Nedan visas ett exempel på hur verifikatet ser ut och beskriv utifrån valda konton hur resultatet blir.

Support & Felsökning

Om du inte får in ditt verifikat i ditt affärsystem ska du följa dessa steg:
Gå till inställningar > integrationsloggar 

Där kan du se vad status på överföring, samt ladda ner filen vad som skickats i sin helhet.  

Om status säger “misslyckad” så är det anslutningen mot Extenda Go misslyckad och då behöver man kontrollera att man har lagt in korrekt SFTP uppgifter från Sharespine i Extenda Go enligt guiden. 

Om status säger “bearbetad” så har den skickat underlag vidare till Sharespine, då är det där man kan se eventuella felmeddelanden. Gå till “Felhanteraren” och se vilket felmeddelande som framkommer där. Det kommer även ligga med en hjälptext för att lösa felet, exempelvis “konto 1530 är inte aktivt i Fortnox” så att du vet vad du ska göra för att avhjälpa evetuella problem. Klicka på den lila infoknappen för att få en guide över hur felhanteraren fungerar. 

Om du inte kan avhjälpa problemet själv:

• Har överföringen status “misslyckad”, vänligen ladda ner filen ur integrationsloggarna i Extenda Go ochs maila in till support@sharespine.com
• Har överföringen status “bearbetad” i Extenda Go, kopiera eventuellt felmeddelande från Sharespine och maila in till support@sharespine.com Om du har möjlighet så kan du lägga med filen från integrationsloggarna i Extenda Go för säkerhetsskull ifall våra tekniker skulle behöva den.