Avstämning, Prestashop

PayPal, Prestashop och Visma administration - avstämning.

Avstämningen består i 4 delar där den gemensamma och nödvändiga tråden är ordernummer eller transaktionsnummer där vi rekommenderar att man använder ordernummer i första hand. Det viktiga för att avstämningen skall fungera är att det är samma ordernummer/transaktionsnummer som löper genom samtliga delar, annars fungerar det inte.

De 4 olika delarna är;

1/ Webbutik (prestashop)
2/ PayPal
3/ Sharespine client
4/ Visma administration.

Vi kommer beskriva hur du ställer in varje del så att det fungerar samt vad som är bra att tänka på.

 

En viktig sak att tänkta på är även att det finns systemkrav för viktiga paypal-fält. Läs mer om dem här.

PayPal

För att kunna ta betalt med PayPal behövs naturligtvis ett konto hos PayPal.

När det är dags att koppla ihop PayPal med Prestashop behövs lite information vilken knyter ihop PayPal med Prestashop.

De inställningar som behövs från PayPal kontot är de s.k. api uppgifterna.
De inställningarna hittas under "min profil" efter inloggning. 

Var resterande hittas kan enkelt ses på bilderna.

Inställningarna hittas här:

Min Profil => Mina säljverktyg => API-åtkomst (välj "uppdatera") => Visa API-signatur =>

På höger sida syns "Uppdatera" i fältet för "API-åtkomst", klicka på det.

Där hittas;

API-användarnamn
API-lösenord
Signatur

De här uppgifterna skall användas i Prestashop för att betalningen skall kunna skickas från webbutiken till PayPal

 

Prestashop

OBS!

Prestashop har som standard inget ordernummer vilket innebär att för att kunna matcha ihop ordrarna i tråden måste transaktionsnummer användas istället.

 

Alternativet är att använda tredjepartspluigin som gör om bokstavskombinationen som prestashop har till en nummerserie. Ett exempel bland många heter "Order Reference Number", men det finns många fler att välja på naturligtvis.

För att aktivera PayPal i prestashop behövs enbart en installation av modulen som finns förinstallerad i prestashop.

 

Sharespine Client

I sharespine client är det några saker man måste hålla reda på, dels att inställningarna för butiken (Prestashop) samt inställningarna för PayPal

Det viktigaste för att avstämning skall fungera är att det är en röd tråd hela vägen från butiken till visma. Den röda tråden är ordernummer eller transaktionsnummer som måste följa med, finns inte det så går inte order att stämmas av då den inte kommer att hittas i visma.

Tänk dock på att Prestashop inte har någon ordernummerserie utan använder sig istället av bokstavskombinationer vilket inte visma kommer kunna använda. Välj därför att konfigurera upp och använda transaktionsnummer som matchning istället. Om det finns en modul i prestashop vilken omvandlar bokstäverna till siffror är det här inget problem.

 

Prestashop

Inställningarna för order till visma hittas under verktyg => Prestashop => Visma Administration => Order

Här går att ställa in var i vismas fält referensnummer, transaktionsnummer, Rabattkod samt Meddelande skall skickas från ordern. Ett vettigt upplägg är att lägga Referensnummer på "Ert ordernr" samt Transaktionsnummer under "Kontraktsnr" för att på så sätt splitta upp informationen som kommer från Prestashop till olika fält i visma.

I de fall man har ställt in så att visma styr ordernummer sedan tidigare innebär det att det inte finns någon röd tråd från butiken. Ordernummer från butiken blir i det här fallet referensnummer. För att lösa en avstämning kan man då skicka Referensnummer till "Ert ordernr" fältet i visma för att sedan ange det fältet i PayPal inställningarna som det nummer vilket skall användas i avstämningen.

Om det istället är så att man angett prestashop som styrande av ordernummer så behövs inte så mycket ändras då det ordernummer blir den röda tråden som finns hela vägen från Prestashop till paypal vidare till visma. (OBS, gäller endast om ordernummer kommer som siffror och inte bokstäver från prestashop)

I prestashops fall är det transaktionsnummer som gäller för att få matchningen hela vägen från butik => PayPal/Visma.

 

PayPal

Inställningarna för PayPal hittas under samma plats som prestashop, verktyg => Paypal => Visma administration (Glöm inte ange samma företag under inställningarna!) => Kundinbetalningar.

Under fakturamatchning bestämmer man vilket fält i visma som det finns matchningsbar data (ordernummer/transaktionsnummer).

Som exempel:

Är visma inställt att styra ordernummer och det är inställt att referensnummer skall skickas till "Ert ordernr" så väljs "Ert ordernr" i matchningen. Om det istället är så att magento är den som styr ordernummer går det fint att välja "Kopplat ordernummer" då det är det som gäller istället.

Om det är så att det inte går att matcha på ordernummer kan man istället kryssa i att matcha på transkationsnummer och sedan välja vilket fält som det ligger enligt tidigare inställningar.

Här ställs in till vilket konto de olika typer av betalningarna skall hamna i visma samt var någonstans ordernummer/transaktionsnummer finns att matcha mot i visma.

Lite repetition, för att det skall fungera med matchningen måste det vara samma röda tråd (ordernummer/transaktionsnummer) som följer hela vägen från butik till visma och till paypal.

I de senare versionerna av sharespine client så behövs inte kontonummer längre anges utan sharespine client frågar visma om vilka konton som finns. Det som skall ställas in är Betalsätt och bortskrivningar, vilka konton som är angivna där. Mer om det i nästa del.

 

Visma

Några saker att tänka på för att avstämning skall fungera.

1. Order måste vara fakturerad

2. Fakturan måste vara utskriven

I sharespines PayPal inställningar finns inställningar där man anger vilket konto som olika betalsätt skall hamna. Som standard kan man sätta alla betalsätt, alla betaltyper och alla valutor.

 

 

Intäkt och Avgift hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Betalsätt

Momsavg. samt Öresavr. hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Bortskrivningar

När det är inställt de konton som skall användas för PayPal avstämning enligt ovan kommer benämningarna synas i sharespine clients paypal inställningar.

 

När allt är inställt bör avstämningen fungera.

 

Arbetsgången blir då följande:

1. Kund lägger order i butiken

2a. Order skickas till visma tillsammans med transaktionsnummer

2b. Betalning skickas till PayPal tillsammans med transaktionsnummer

3. Order faktureras och skrivs ut i visma

4. Avstämning sker genom att antingen klicka på "Överför kundinbetalningar" eller att sharespine client är inställd att arbeta schemalagd.

5. När det blir gröna prickar i sharespine client har avstämningen gått fint och resultat kan se under "spårning" på fakturan i visma.

Blir det röda prickar kan man klicka på dem för att se vad felet är, är det många röda prickar går det utmärkt att klicka på "rapport" nere till höger och få informationen uppradad i ett textdokument.

 

 

 

Lycka till!