PayPal, Wikinggruppen och Visma administration - avstämning.
Avstämningen består i 4 delar där den gemensamma och nödvändiga tråden är ordernummer eller transaktionsnummer där vi rekommenderar att man använder ordernummer i första hand. För att en order skall kunna matchas måste det vara samma ordernummer/transaktionsnummer i samtliga delar.
De 4 olika delarna är;
1/ din webbutik (wikinggruppen- WG)
2/ PayPal
3/ Sharespine client
4/ Visma administration.
Vi kommer beskriva hur du ställer in varje del så att det fungerar samt vad som är bra att tänka på.
En viktig sak att tänkta på är även att det finns systemkrav för viktiga paypal-fält. Läs mer om dem här.
PayPal
För att kunna ta betalt med PayPal behövs naturligtvis ett konto hos PayPal, lämpligen ett företagskonto.
När det är dags att koppla ihop PayPal med WG behövs lite information vilken knyter ihop PayPal med WG.
De inställningar som behövs från PayPal kontot är de s.k. api uppgifterna.
De inställningarna hittas under "min profil" efter inloggning.
Var resterande hittas kan enkelt ses på bilderna.
Inställningarna hittas här:
Min Profil => Mina säljverktyg => API-åtkomst (välj "uppdatera") => Visa API-signatur =>
På höger sida finns "Uppdatera" i fältet "API-åktomst, klicka på den.
Där hittas;
API-användarnamn
API-lösenord
Signatur
De här uppgifterna är det som behövs för att koppla ihop WG med PayPal och du anger dem till WG's support så hjälper de till att knappa in dem i butikens inställningar.
Wikinggruppen
När det gäller wikinggruppen kan du, vilket du förstår, som användare inte själv lägga till eller ändra på inställningarna för betalningar utan det är något vilket supporten för wikinggruppen lägger till och sköter om åt dig.
Med andra ord behöver du bara skicka uppgifterna från PayPal till wikinggruppens support och så ser de till att dina uppgifter läggs in samt att PayPal betalsättet börjar fungera.
Det du själv kan göra är att aktivera eller inaktivera PayPal som betalsätt.
Logga in som vanligt till webbutikens administration.
Lilte längre ner under "Innehåll och inställningar" hittas "Betalningsalternativ.
Det går alltså att aktivera eller inaktivera PayPal betalsätt, lägga till en expeditionsavgift samt bestämma i vilka länder som det skall gå att betala med PayPal.
Sharespine Client
I sharespine client är det några saker man måste hålla reda på, dels att inställningarna för butiken (WG) samt inställningarna för PayPal
Det viktigaste för att avstämning skall fungera är att det är en röd tråd hela vägen från butiken till visma. Den röda tråden är ordernummer eller transaktionsnummer som måste följa med, finns inte det så går inte order att stämmas av då den inte kommer att hittas i visma.
Wikinggruppen
Inställningarna för order till visma hittas under verktyg => WG => Visma Administration => Order
Här går att ställa in var i vismas fält referensnummer, transaktionsnummer, Rabattkod samt Meddelande skall skickas från ordern. Ett vettigt upplägg är att lägga Referensnummer på "Ert ordernr" samt Transaktionsnummer under "Kontraktsnr" för att på så sätt splitta upp informationen som kommer från NEH till olika fält i visma.
I de fall man har ställt in så att visma styr ordernummer sedan tidigare innebär det att det inte finns någon röd tråd från butiken. Ordernummer från butiken blir i det här fallet referensnummer. För att lösa en avstämning kan man då skicka Referensnummer till "Ert ordernr" fältet i visma för att sedan ange det fältet i PayPal inställningarna som det nummer vilket skall användas i avstämningen.
Om det istället är så att man angett Wikinggruppen som styrande av ordernummer så behövs inte så mycket ändras då det ordernummer blir den röda tråden som finns hela vägen från WG till paypal vidare till visma.
I vissa undantagsfall kan man använda transaktionsnummer som matchning, det är inget som vi rekommenderar men det är bra att ha som extra information om det andra mot förmodan inte fungerar.
PayPal
Inställningarna för PayPal hittas under samma plats som WG, verktyg => Paypal => Visma administration (Glöm inte ange samma företag under inställningarna!) => Kundinbetalningar.
Under fakturamatchning bestämmer man vilket fält i visma som det finns matchningsbar data (ordernummer/transaktionsnummer).
Som exempel:
Är visma inställt att styra ordernummer och det är inställt att referensnummer skall skickas till "Ert ordernr" så väljs "Ert ordernr" i matchningen. Om det istället är så att magento är den som styr ordernummer går det fint att välja "Kopplat ordernummer" då det är det som gäller istället.
Om det är så att det inte går att matcha på ordernummer kan man istället kryssa i att matcha på transkationsnummer och sedan välja vilket fält som det ligger enligt tidigare inställningar.
Här ställs in till vilket konto de olika typer av betalningarna skall hamna i visma samt var någonstans ordernummer/transaktionsnummer finns att matcha mot i visma.
Lite repetition, för att det skall fungera med matchningen måste det vara samma röda tråd (ordernummer/transaktionsnummer) som följer hela vägen från butik till visma och till paypal.
I de senare versionerna av sharespine client så behövs inte kontonummer längre anges utan sharespine client frågar visma om vilka konton som finns. Det som skall ställas in är Betalsätt och bortskrivningar, vilka konton som är angivna där. Mer om det i nästa del.
Visma
Några saker att tänka på för att avstämning skall fungera.
-
Order måste vara fakturerad
-
Fakturan måste vara utskriven
I sharespines PayPal inställningar finns inställningar där man anger vilket konto som olika betalsätt skall hamna. Som standard kan man sätta alla betalsätt, alla betaltyper och alla valutor.
Intäkt och Avgift hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Betalsätt
Momsavg. samt Öresavr. hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Bortskrivningar
När det är inställt de konton som skall användas för PayPal avstämning enligt ovan kommer benämningarna synas i sharespine clients paypal inställningar.
När allt är inställt bör avstämningen fungera.
Arbetsgången blir då följande:
1. Kund lägger order i butiken
2a. Order skickas till visma tillsammans med ordernummer
2b. Betalning skickas till PayPal tillsammans med ordernummer
3. Order faktureras och skrivs ut i visma
4. Avstämning sker genom att antingen klicka på "Överför kundinbetalningar" eller att sharespine client är inställd att arbeta schemalagd.
5. När det blir gröna prickar i sharespine client har avstämningen gått fint och resultat kan se under "spårning" på fakturan i visma.
Blir det röda prickar kan man klicka på dem för att se vad felet är, är det många röda prickar går det utmärkt att klicka på "rapport" nere till höger och få informationen uppradad i ett textdokument.
Lycka till!
Kommentarer
0 kommentarer
Artikeln är stängd för kommentarer.