Avstämning, Magento (2.x)

PayPal, Magento (2.x) och Visma administration avstämning.

Avstämningen består i 4 delar där den gemensamma och nödvändiga tråden är ordernummer eller transaktionsnummer där vi rekommenderar att man använder ordernummer i första hand. För att en order skall kunna matchas måste det vara samma ordernummer/transaktionsnummer i samtliga delar.

De 4 olika delarna är;

1/ din webbutik (Magento)
2/ PayPal
3/ Sharespine client
4/ Visma administration.

Vi kommer beskriva hur du ställer in varje del så att det fungerar samt vad som är bra att tänka på.

En viktig sak att tänkta på är även att det finns systemkrav för viktiga paypal-fält. Läs mer om dem här.

PayPal

För att kunna ta betalt med PayPal behövs naturligtvis ett konto hos PayPal.

När det är dags att koppla ihop PayPal med magento behövs lite information vilken knyter ihop PayPal med magento.

De inställningar som behövs från PayPal kontot är de s.k. api uppgifterna.
De inställningarna hittas under "min profil" efter inloggning. 

Var resterande hittas kan enkelt ses på bilderna.

Inställningarna hittas här:

Min Profil => Mina säljverktyg => API-åtkomst (välj "uppdatera") => Visa API-signatur =>

Välj "Uppdatera" på höger sida i fältet "API-åtkomst".

Där hittas;

API-användarnamn
API-lösenord
Signatur

De här uppgifterna skall användas i magento för att betalningen skall kunna skickas från webbutiken till PayPal

 

Mer om Capture i PayPal.

För att kunna använda avstämningen tillsammans med magento måste ordrarna från magento "fångas" i Paypal. Det innebär egentligen att man säger till PayPal att en betalning måste aktiveras för att du skall få in dina pengar och därigenom beställningen till ditt PayPal konto. Naturligtvis behöver man inte klicka i en order åt gången utan det går att köra många på en gång för att effektivisera arbetet (batch). Beroende på om du har svenska eller engelska som språk i PayPal så heter det det "capture" eller "inkassera.

För att aktivera betalningen i exemplet måste man "inkassera" eller "capture". Vi behöver inte gå in närmare på det här då det är en logisk hantering av detta i PayPal. Skulle ändå frågor uppstår hänvisar vi till PayPal support för att få bästa hjälpen gällande inställningar och funktioner.

 

Magento

Beroende på vilken PayPal modul som används i magento kan förfarandet vara lite olika, men grundprincipen är den samma oavsett.

Logga in som administratör i webbutiken och klicka på Stores=> Configuration => Sales => Payment Methods => Configure.

 

 

Sharespine Client

I sharespine client är det några saker man måste hålla reda på, dels att inställningarna för butiken (magento) samt inställningarna för PayPal

Det viktigaste för att avstämning skall fungera är att det är en röd tråd hela vägen från butiken till visma. Den röda tråden är ordernummer eller transaktionsnummer som måste följa med, finns inte det så går inte order att stämmas av då den inte kommer att hittas i visma.

 

Magento

Inställningarna för order till visma hittas under verktyg => Magento => Visma Administration => Order

Här går att ställa in var i vismas fält referensnummer, transaktionsnummer, Rabattkod samt Meddelande skall skickas från ordern. Ett vettigt upplägg är att lägga Referensnummer på "Ert ordernr" samt Transaktionsnummer under "Kontraktsnr" för att på så sätt splitta upp informationen som kommer från magento till olika fält i visma.

I de fall man har ställt in så att visma styr ordernummer sedan tidigare innebär det att det inte finns någon röd tråd från butiken. Ordernummer från butiken blir i det här fallet referensnummer. För att lösa en avstämning kan man då skicka Referensnummer till "Ert ordernr" fältet i visma för att sedan ange det fältet i PayPal inställningarna som det nummer vilket skall användas i avstämningen.

Om det istället är så att man angett magento som styrande av ordernummer så behövs inte så mycket ändras då det ordernummer blir den röda tråden som finns hela vägen från magento till paypal vidare till visma.

I vissa undantagsfall kan man använda transaktionsnummer som matchning, det är inget som vi rekommenderar men det är bra att ha som extra information om det andra mot förmodan inte fungerar.

 

PayPal

Inställningarna för PayPal hittas under samma plats som Magento, verktyg => Paypal => Visma administration (Glöm inte ange samma företag under inställningarna!) => Kundinbetalningar.

Under fakturamatchning bestämmer man vilket fält i visma som det finns matchningsbar data (ordernummer/transaktionsnummer).

Som exempel:

Är visma inställt att styra ordernummer och det är inställt att referensnummer skall skickas till "Ert ordernr" så väljs "Ert ordernr" i matchningen. Om det istället är så att magento är den som styr ordernummer går det fint att välja "Kopplat ordernummer" då det är det som gäller istället.

Om det är så att det inte går att matcha på ordernummer kan man istället kryssa i att matcha på transkationsnummer och sedan välja vilket fält som det ligger enligt tidigare inställningar.

Här ställs in till vilket konto de olika typer av betalningarna skall hamna i visma samt var någonstans ordernummer/transaktionsnummer finns att matcha mot i visma.

Lite repetition, för att det skall fungera med matchningen måste det vara samma röda tråd (ordernummer/transaktionsnummer) som följer hela vägen från butik till visma och till paypal.

I de senare versionerna av sharespine client så behövs inte kontonummer längre anges utan sharespine client frågar visma om vilka konton som finns. Det som skall ställas in är Betalsätt och bortskrivningar, vilka konton som är angivna där. Mer om det i nästa del.

 

Visma

Några saker att tänka på för att avstämning skall fungera.

1. Order måste vara fakturerad

2. Fakturan måste vara utskriven

I sharespines PayPal inställningar finns inställningar där man anger vilket konto som olika betalsätt skall hamna. Som standard kan man sätta alla betalsätt, alla betaltyper och alla valutor.

 

 

Intäkt och Avgift hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Betalsätt

Momsavg. samt Öresavr. hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Bortskrivningar

När det är inställt de konton som skall användas för PayPal avstämning enligt ovan kommer benämningarna synas i sharespine clients paypal inställningar.

 

När allt är inställt bör avstämningen fungera.

 

Arbetsgången blir då följande:

1. Kund lägger order i butiken

2a. Order skickas till visma tillsammans med ordernummer/transaktionsnummer

2b. Betalning skickas till PayPal tillsammans med ordernummer/transaktionsnummer

3. Order faktureras och skrivs ut i visma

4. Betalningen måste "fångas" (capture) i PayPal för att den skall släppas och kunna avstämmas. 

5. Avstämning sker genom att antingen klicka på "Överför kundinbetalningar" eller att sharespine client är inställd att arbeta schemalagd.

6. När det blir gröna prickar i sharespine client har avstämningen gått fint och resultat kan se under "spårning" på fakturan i visma.

Blir det röda prickar kan man klicka på dem för att se vad felet är, är det många röda prickar går det utmärkt att klicka på "rapport" nere till höger och få informationen uppradad i ett textdokument.

 

 

 

Lycka till!