Avstämning, Shopify

PayPal och Shopify- avstämning.

Avstämningen består i 4 delar där den gemensamma och nödvändiga tråden är ordernummer eller transaktionsnummer där vi rekommenderar att man använder ordernummer i första hand. Det viktigaste för att avstämningen skall kunna fungera är att det är samma transaktionsnummer som löper genom hela kedjan, annars matchas inte order.

De 4 olika delarna är;

1/ din webbutik (Shopify)
2/ PayPal
3/ Sharespine client
4/ Visma administration.

Vi kommer beskriva hur du ställer in varje del så att det fungerar samt vad som är bra att tänka på.

En viktig sak att tänkta på är även att det finns systemkrav för viktiga paypal-fält. Läs mer om dem här.

PayPal

För att kunna ta betalt med PayPal behövs naturligtvis ett konto hos PayPal.

När det är dags att koppla ihop PayPal med NEH behövs lite information vilken knyter ihop PayPal med Shopify.

Det enda som behövs är den e-postadressen vilken används till inloggning samt samma lösenord.

Shopify

För att lägga till PayPal som betalsätt i din webbutik loggar du in som vanligt, sedan ner till vänster där du hittar "Settings", vidare till "Payments". Över hittas sedan PayPal där du väljer "Select PayPal Method" och i rullistan väljer "PayPal Express" under "Available in Sweden". Klicka på "Activate" och ange den e-postadress till aktuellt paypal business konto. Finns det inget finns det möjlighet att skapa ett konto direkt, i övrigt är det bara att logga in så är det klart.

Sharespine Client

I sharespine client är det några saker man måste hålla reda på, dels att inställningarna för butiken (Shopify) samt inställningarna för PayPal

Det viktigaste för att avstämning skall fungera är att det är en röd tråd hela vägen från butiken till visma. Den röda tråden är ordernummer eller transaktionsnummer som måste följa med, finns inte det så går inte order att stämmas av då den inte kommer att hittas i visma.

Shopify - Måste uppdateras

Inställningarna för order till visma hittas under verktyg => Starweb=> Visma Administration => Order

Här går att ställa in var i vismas fält referensnummer, kundens ordernummer och transaktions id. Ett vettigt upplägg är att lägga Referensnummer på "Ert ordernr" samt Transaktionsnummer under "text-1" för att på så sätt splitta upp informationen som kommer från Shopify till olika fält i visma.

I de fall man har ställt in så att visma styr ordernummer sedan tidigare innebär det att det inte finns någon röd tråd från butiken. För att lösa en avstämning kan man då skicka transaktionsnummer till "text-1" fältet i visma för att sedan ange det fältet i PayPal inställningarna som det nummer vilket skall användas i avstämningen.

När det gäller avstämningen i det här fallet måste man använda transaktionsnummer som matchning eftersom shopify inte skickar samma ordernummer som syns i butiken till paypal.

PayPal

Inställningarna för PayPal hittas under samma plats som Shopify, verktyg => Paypal => Visma administration (Glöm inte ange samma företag under inställningarna!) => Kundinbetalningar.

Under fakturamatchning bestämmer man vilket fält i visma som det finns matchningsbar data (transaktionsnummer).

Alltså:

För att kunna matcha orders från Shopify måste transaktionsnummer användas. Lämpligen skickar man transaktionsnummer till text-1 och sedan hämta upp transaktionsnummer och matcha det i paypal.

Visma

Några saker att tänka på för att avstämning skall fungera.

1. Order måste vara fakturerad

2. Fakturan måste vara utskriven

I sharespines PayPal inställningar finns inställningar där man anger vilket konto som olika betalsätt skall hamna. Som standard kan man sätta alla betalsätt, alla betaltyper och alla valutor.

Intäkt och Avgift hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Betalsätt

Momsavg. samt Öresavr. hittas under Arkiv => Inställningar => Företagsinställningar => Försäljning => Bortskrivningar

När det är inställt de konton som skall användas för PayPal avstämning enligt ovan kommer benämningarna synas i sharespine clients paypal inställningar.

När allt är inställt bör avstämningen fungera.

Arbetsgången blir då följande:

1. Kund lägger order i butiken

2a. Order skickas till visma tillsammans med transaktionsnummer

2b. Betalning skickas till PayPal tillsammans med transaktionsnummer

3. Order skapas (faktureras) och skrivs ut i visma

4. Avstämning sker genom att antingen klicka på "Överför kundinbetalningar" eller att sharespine client är inställd att arbeta schemalagd.

5. När det blir gröna prickar i sharespine client har avstämningen gått fint och resultat kan se under "spårning" på fakturan i visma.

Blir det röda prickar kan man klicka på dem för att se vad felet är, är det många röda prickar går det utmärkt att klicka på "rapport" nere till höger och få informationen uppradad i ett textdokument.

När det gäller shopify och paypal avstämning måste man använda transaktionsnummer som matchning på grund av att ordernummer från shopify inte skickas i normalt format till PayPal.

Lycka till!