Vad är bokföring?

Grunderna i bokföring handlar om att det ska finnas dokumentation på alla händelser som påverkar ditt företag och dess affärer. Det här betyder att du ska kunna följa företagets utveckling och att det ska finnas underlag för dina transaktioner i form av till exempel kvitton, fakturor eller bankutdrag.

Debet och kredit

När du pratar om bokföring kommer du allt som oftast in på debet och kredit, något som många upplever som krångligt och svårt. Egentligen är det inte så svårt, utan en del i den internationella standarden för bokföring som heter dubbel bokföring.

Det innebär att alla händelser bokförs, eller berör minst två bokföringskonton och bygger på att pengar eller tillgångar hela tiden rör sig från ett ställe till ett annat.

Hur det fungerar i praktiken

Ett bankkonto är en tillgång och tillgångar växer i debet och minskar i kredit.

Om du vill kan du alltid börja med bankkontot, för då vet du alltid om det kommit in eller gått ut pengar. Sedan ger sig det andra kontot per automatik, eftersom det i bokföringen alltid blir lika mycket i debet som i kredit.

För att göra en lång historia kort kan vi säga att debet är plus, eller till, och ­kredit är minus, eller från. Pengar rör sig alltid från en punkt till en annan – från ­bankkontot till inköp av material, till bankkontot från försäljningen och så vidare.

Om man översätter detta till din e-handel så rör sig summan som kunden betalar för din vara vid köpet i din webbutik (A) först reserveras av t.ex Klarna, och först när ordern är levererad  så kan den reserverade summan dras (Capture) från kundens konto, skickas till betalväxeln (tex Klarna) som sedan samlar upp din utbetalning och skickar detta till ditt bankkonto. vice versa vid en ev retur av din vara.

Allt detta sker inte i realtid utan det kan från det att kunden beställer (punkt A), gå flera veckor innan du ser summan på ditt konto (punkt C), beroende på hur ditt avtal med din betalleverantör ser ut.

Med andra ord: Det är alltid något som ökar (debet/plus/till) och något som minskar(kredit/minus/från). Därför finns det alltid två sidor av en transaktion. Pengar har spenderats på något och de kommer någonstans ifrån. Du får in pengar från någon och de hamnar någonstans och så vidare. Det här är anledningen till att varje bokföringshändelse, eller transaktion, bokförs i två kolumner:

• debetkolumnen (till vänster)
• kreditkolumnen (till höger)

På varje transaktion ska summan i debetkolumnen vara lika med summan kreditkolumnen.

Exempel

Här kommer några exempel på hur transaktioner bokförs.

Vid en kostnad gäller följande:

• själva kostnaden bokförs i debet, till exempel: konto 6212 Telefonkostnader, debet 100 kr
• var pengarna kom ifrån bokförs i kredit, till exempel: konto 1930 Bankkonto, kredit 100 kr

… presenterat i tabellform:

Fakturametod eller Kontantmetod?

Det finns två olika sätt att bokföra i Sverige: Fakturametod och kontantmetod. Dessa kallas bokföringsmetoder. Kontantmetoden kan bara användas av företag som omsätter mindre än 3 miljoner om året. En annan regel är att du kan inte blanda mellan metoderna, utan måste hålla dig till den bokföringsmetod som du valt och som står angiven på ditt registreringsbevis från Skatteverket.

Men vad har det med fakturor och kontanter att göra?

Ingenting alls faktiskt. Det är bara namn på två olika sätt att hantera sin bokföring. Du kan hantera fakturor och kontanter med båda metoderna, men kan också säga att du som handlare med fakturametoden ger kunden en kredit på xx dagar och för att hålla ordning på din bokföring så bokar du försäljningen mot ett fodranskonto (15xx) och när du får betalt dvs får pengarna i handen eller på ditt bankkonto så bokar du bort fodran mot det konto där du fått in pengarna (19xx)

Vilken bokföringsmetod du som e-handlare använda?

Vilken bokföringsmetod du skall använda bestäms av vilken bolagsform, storlek och verksamhet du har.

Kontantmetoden

Kontantmetoden förkortar bokföringsprocessen något och är för den mindre e-handlaren.
Du bokför bara när du faktiskt  får in pengarna på ditt konto eller när du betalar ut pengar.
Du hoppar helt enkelt över stegen att bokföra att du har en faktura som ska betalas eller att du har ställt ut en faktura som du förväntar dig att du ska få betalt för. Det syns aldrig i din bokföring. Det enda som syns är att du har betalat ut pengar eller har fått betalt.  

När du får en faktura som du ska betala bokför händer inget alls i din bokföring förrän du faktiskt gör utbetalningen. Då bokför du att du har betalat och först då syns det i din bokföring att någonting har hänt.

Det motsatta sker när du skickar en faktura som en av dina kunder ska betala. Först när du faktiskt får betalt av din kund bokför du att du har fått in pengar. Först då syns det i din bokföring att du har skickat en faktura.

Kontantmetod för mindre e-handlare

Ett vanligt sätt för mindre e-handlare är som vill ha en integrationer och synkning av sin produktdata är att synka sina order, priser och lager mellan e-handel och ekonomisystemet, men undvika att skapa fakturor av sin orders från webbutiken.

Istället för att aktivera faktura eller kontantfaktura i ekonomisystemet, så jobbar man enligt kontantmetoden och utgår från underlaget som dina betalleverantörer skickar och bokar periodens försäljning i klump direkt i en verifikation.

Eftersom det finns dokumentation i e-handelssystemet på varje transaktion så kommer kravet från Skatteverket på “dokumentation på alla händelser” vara uppfyllt. Tänk dock på att spara orderhistoriken från din webbutik lokalt om du tänker byta e-handelssystem under en 7 årsperiod vilket är ett krav från Skatteverket.

Tänk också på att du bara får använda “kontantmetoden/bokslutsmetoden” om du har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor och att du inte får blanda metoder i bokföringen, vilket kan hända om du i tillägg säljer till återförsäljare som betalar på faktura.

Faktureringsmetoden

Faktureringsmetoden är det traditionella och vanligaste sättet att bokföra din verksamhet och ett krav om omsättningen är över 3 miljoner kronor om året.

När du får en faktura som du ska betala bokför du att du har fått den och därmed har en skuld till en leverantör. Skulden kallas för leverantörsskuld. Det kallas skuld eftersom du ska betala men ännu inte har gjort det. När du sedan betalar fakturan, vilken ju kan ske långt senare, bokför du att din skuld försvinner och är utbetald.

Det motsatta sker när du skickar en faktura som en av dina kunder ska betala. När du ställer ut en faktura till en kund bokför du att du förväntar dig att du ska få betalt, du har alltså en fordran. Den här fordringen kallas för kundfordring. När kunden sedan betalar bokför du att du blir av med fordran och har fått betalt.

I din bokföring kan du alltså både se obetalda fakturor som du ska betala, fakturor som du har betalat, obetalda kundfakturor som dina kunder ska betala in till dig och inbetalningar som du har fått från dina kunder. Order från e-handeln är som regel redan betalda och därför skapar man normalt en sk. Kontantfaktura

Bokföringsexempel fakturametoden webbutik med Klarna

Försäljningsexempel 25%

Användarfall

Låt säga att vi säljer en Elcykel för 999kr och tar en fraktavgift på 29kr. Vidare så tar Klarna i detta exemplet följande försäljningsprovision; 3kr fast avgift och 2,95% i rörlig avgift. Det innebär en total hanteringsavgift om 33,33kr som Klarna tar för att förmedla kreditrisken för denna försäljning. Då det är en Elcykel som säljs är momsskattesatsen 25% applicerat. Alla belopp är angivna inkl. moms i ovan exempel.

Förberedelser

Vi använder i detta exempel standardkonton från Kontoplan BAS 2018 men har även skapat upp två nya för att ha extra bra koll på flödet via Klarna. Dessa är;

• 1511 för fordringar vi har mot Klarna (istället för generella 1510)
• 6051 för avgifter vi har för Klarna (istället för generella 6050)

Faktureringsmetoden

Försäljning i webbutik med factoring via Klarna (faktura i redovisningen)

Utbetalning från Klarna (inbetalning i redovisningen)

Vad ska du ha bokföringen till?

Bokföringen visar dig som företagare hur det går för dig. Utan bokföring kan du inte se om företaget går bra eller dåligt. Det därför att säga att bokföringen blir en kompass och vägvisare för när det är dags att gasa eller bromsa. Till på det är det ju även lag på att du måste ha en bokföring för ditt företag, vilket gör det lite svårt att komma ifrån. Din bokföring används även som grund för deklarationen samt skatt och moms. Har du ett aktiebolag används bokföringen även i din årsredovisning, som är en offentlig handling som vem som helst kan begära ut.

Hur ofta behöver du bokföra?

Bokföringslagen säger att bokföring ska ske i rimlig tid och att du bör bokföra kontinuerligt. Särskilt viktigt blir detta när du har en dagskassa. Då ska du bokföra senast dagen efter att försäljningen har ägt rum. Du som bokför själv behöver har koll på alla papper och annat material som du använder i bokföringen samt se till att allt är läsbart och sorterat. Bokföring ska sparas i sju år och då är det bra att komma ihåg var du lagt allting.

Sharespine avstämnings tjänster

Sharespine har sedan många år levererat tjänster för att automatiserad kundreskontra av betalningar mellan e-handeln och ekonomisystem. Sedan 2018 så har vi löpande byggt en nya generation av avstämningstjänster för fler ekonomisystem samt flera olika betalsätt. Vi kan idag hantera både delbetalningar, krediteringar och presentkortshantering. Vi bygger tekniska lösningar för både med transaktionsbaserade och aggregerade orders, Z-rapporter och SIE filer för olika butikkassasystem. Med våra lösningar så får ekonomiansvariga & redovisningskonsulter effektiva och stabila lösningarför automatiserad bokföring. 

Senast tjänstern vi lanserade var en APP automatisk bokföring av försäljningen från Shopify samt automatisk avstämning av dina utbetalningar från Shopify Payments till Fortnox eller Visma eEkonomi

Bokföring inom e-handel: 
Läs mer om Sharespines olika tjänster för automationer inom bokföring


Källor:
https://www.speedledger.se/om-bokforing/bokforingstips/grunder-bokforing/debet-kredit/
https://www.youtube.com/watch?v=XhG1uho9-v0
https://www.youtube.com/watch?v=sE-8ixnLIEI
https://www.youtube.com/watch?v=cDC1qnQQioU