Bokföring av försäljning och betalningar - exempel

Transaktionsbaserad bokföring

Försäljning

Integrationen skapar upp en faktura, motsvarande varje order, i handlarens ekonomisystem. Baserat på olika villkor, såsom t ex. land, bokförs försäljningen per faktura på önskade konton.

Betalningar

I samband med utbetalning matchas resp. utbetalningstransaktion mot faktura i ekonomisystemet och betalning+ avgifter bokförs per faktura på önskade konton och fakturan markeras som slutbetald.

Aggregerad bokföring

Försäljning

Sammanställs per dag (dagsavslut) i form av ett verifikat som skapas upp i handlarens ekonomisystem.

Betalningar

Beroende på förutsättningarna hos resp. PSP (Payment Service Provider), sammanställs och redovisas betalningarna på ett av nedanstående sätt.

Per dag

Transaktioner redovisas per dag (~settlement report) i form av ett verifikat som skapas upp i handlarens ekonomisystem. Avgifter och ev. avgiftsmoms redovisas separat på önskade konton.

Ex. PayPal

Per utbetalning

Transaktioner redovisas per utbetalning (~settlement report) i form av ett verifikat som skapas upp i handlarens ekonomisystem. Avgifter och ev. avgiftsmoms redovisas separat på önskade konton.

Ex. Shopify Payments

Överlappning i samband med leverans

Om en handlare vill byta, från ett tidigare fakturabaserat flöde, till ett aggregerat flöde kan det i vissa fall uppstå en situation som innebär att en del av betalningarna bokförs dubbelt. Det uppstår under en begränsad period kring själva brytpunkten. I de fall man har en PSP, där Sharespine erhåller utbetalningstransaktioner per utbetalning så kan detta inträffa. Förklaring av scenario enligt nedan.

Betalningar

I samband med en övergång till aggregerad bokföring, vill man försöka planera in brytpunkten för flödesbytet att hamna så nära en utbetalning från PSP som möjligt. Detta för att minimera antalet fakturor som skapas under den period som utbetalningen avser. Betalningar relaterat till dessa fakturor kommer nämligen att bokföras två ggr, dels genom inbetalning mot resp. faktura och dels genom verifikatet som skapas för hela utbetalningen.

Åtgärd

En avstämningsrapport måste uthämtas från berörd PSP, där betalningar och avgifter redovisas per transaktion. En sammanställning måste göras över vilka ordrar/fakturor under perioden som det skapats fakturor i ekonomisystemet för. De sammanlagda betalningarna och avgifterna för dessa fakturor ska sammanräknas och utgör underlag för ett rättningsverifikat = de dubbelbokade betalningarna enligt ovan korrigeras.

OBS! Ovan åtgärd är endast ett förslag. Redovisningskonsult ska alltid konsulteras i samband med rättningar och liknande ingrepp i bokföringen.